De una tarea resuelta a un proceso que tu equipo puede repetir.

1. Elegí una tarea que ya sepas evaluar.

Empezá por un trabajo recurrente con un resultado reconocible: preparar el reporte comercial del lunes, comparar presupuestos de proveedores o armar el material de una reunión. Conviene que alguien del equipo pueda decir qué está bien, qué falta y qué errores importan.

Tomemos el reporte comercial. El responsable necesita ver qué oportunidades cambiaron, cuáles no tienen próximo paso y qué decisiones requieren atención. Guardá un reporte aprobado y anotá qué lo hace útil. Ese ejemplo vale más que una instrucción genérica como “hacé un buen análisis”.

2. Separá las instrucciones de las conexiones.

Una skill reúne instrucciones para una tarea. Una app conecta ChatGPT con un servicio y sus acciones disponibles. Un plugin puede agrupar ambas piezas. Para trabajar sobre un archivo que aportás puede alcanzar una skill; consultar y actualizar el CRM también requiere una conexión compatible.

Instalar un plugin no amplía los permisos de la cuenta conectada. Comprobá qué puede leer y modificar cada integrante antes de usarlo en equipo. Un procedimiento compartido tiene que indicar también qué hacer cuando una fuente no está disponible.

3. Escribí el criterio que hoy aporta una persona.

Describí qué dispara el trabajo, cuáles son las fuentes vigentes y cómo debe quedar el resultado. En nuestro reporte, definí qué cuenta como oportunidad activa, el período que se compara y la fecha de corte. Si cada vendedor interpreta esos puntos de manera distinta, el reporte tampoco será consistente.

Incluí cómo resolver información incompleta. Una oportunidad sin fecha de cierre no debería recibir una fecha inventada: debe aparecer como dato pendiente. Identificá el registro de origen para que el responsable pueda corregirlo.

• Entrada: fuente, período y datos mínimos necesarios.
• Criterios: definiciones, moneda y reglas de cálculo.
• Salida: secciones, formato y lugar donde guardar el archivo.
• Excepciones: qué dejar pendiente y a quién consultar.
• Validación: cómo comprobar los datos contra la fuente.

4. Pedí una primera versión y probala.

Cuando la creación de plugins esté habilitada en tu espacio, podés describir el procedimiento en una conversación y aportar la plantilla. Creá una primera versión con un alcance acotado. Después probala con datos de otro período, sin repetir toda la explicación original.

Para el reporte, usá tres casos: una semana normal, una sin movimientos y otra con datos incompletos. Revisá los totales, las diferencias y los próximos pasos contra los registros de origen. Son pruebas del procedimiento propuesto, no resultados medidos de un cliente.

Convertí este procedimiento de reporte comercial en un plugin reutilizable. Usá el reporte aprobado como referencia de formato. Pedí el período y la fuente si faltan. Separá cambios confirmados, datos pendientes y decisiones para el responsable. Conservá una referencia a cada oportunidad. Prepará el reporte en la carpeta indicada y comprobá sus totales contra la fuente. No envíes mensajes ni modifiques el CRM como parte de este procedimiento.

5. Comprobá que otra persona pueda usarlo.

Pedile a alguien que no participó en la creación que ejecute la tarea con un caso nuevo. Observá qué necesita preguntar, qué fuentes no encuentra y cuánto tiene que corregir. Ajustá las instrucciones a partir de esas dificultades antes de extender el uso.

Asigná una persona responsable del procedimiento y registrá qué cambió en cada versión. Si cambian las etapas del CRM, el catálogo o el formato de un archivo, volvé a probar los casos de referencia. Medí el tiempo total, incluidas las correcciones, para saber si la repetición está aportando valor.

En Astronomyc podemos trabajarlo en un Workshop con el área, desarrollarlo con referentes de un AI Pod o asumir su implementación mediante AI Staff. La elección depende de quién va a construir y mantener el proceso. Las tres modalidades cuestan USD 75 por hora, con licencias y créditos por separado.